Cinco passos para delegar funções e manter uma rotina organizada

17.02.2021

Se eu pudesse te dar apenas uma dica para otimizar o teu dia a dia como lojista ela seria: aprenda a delegar para poder crescer e ter a tão sonhada liberdade! Centralizar atividades não é sustentável em longo prazo e te digo por experiência própria.

Além de ser ruim para a saúde física e mental, o acúmulo de tarefas vai ocupar todo o seu tempo hábil de pensar novas estratégias para alavancar o seu negócio e trazer resultados incríveis. Para crescer de forma exponencial, a gente precisa somar esforços e focar naquilo que somos realmente bons. "Mas como as pessoas vão saber fazer aquilo que eu quero?", você deve estar se perguntando. E eu te respondo: escolha as pessoas certas e padronize todos os processos possíveis.

Foto: Divulgação
Quando temos um entendimento profundo da estratégia central da nossa loja e do propósito que ela serve, fica mais fácil encontrar pessoas que correspondam a essas expectativas. Ter uma gestão de marca alinhada, por exemplo, é um fator fundamental para que isso aconteça. Na hora de por em prática, utilize os passos a seguir. Eles serão fundamentais para você deixar de ser refém da execução de tarefas.

1) OBSERVE: Antes de mais nada, perceba como o tempo é gasto em cada uma das atividades da loja: quais tarefas demandam mais tempo, quais estão sendo feitas sem necessidade, quais são as mais rápidas de fazer, quais são as mais importantes, etc. Esse mapeamento vai te ajudar a enxergar tudo com mais clareza.

2) ORGANIZE: Depois de observar, anote as tarefas que precisam ser feitas conforme a periodicidade (dia/semana/mês). Assim você cria o seu próprio manual de processos em que a equipe poderá estudar e consultar sempre que tiver dúvida e sem depender de você. Por exemplo:

Processos diários:

-Abrir loja e passar o café
-Tirar lixos
-Fazer pós venda de sete dias atrás

Processos semanais:

-Conferir itens do estoque
-Trocar vitrine

Processos mensais:
-Reposição de embalagens

3) PREPARE SEU TIME: Informe as regras da empresa e deixe claro que todos devem segui-las com responsabilidade e comprometimento. Tendo clareza nos processos executados, repasse a cada um quais são as suas funções, os resultados esperados e prazos de execução. O colaborador precisa saber o que, como e quando ele tem que entregar. Assim que todos estiverem cientes dos seus compromissos na rotina da loja, faça um treinamento para qualificar os profissionais com as habilidades necessárias para a função. Para facilitar a vida da equipe, coloque as definições em locais onde todos possam ter acesso, como murais na área de convivência ou estoque. Sempre que alguém faltar, fica mais fácil de repassar as atividades para um colega.

4) ACOMPANHE: Dê suporte e autonomia para que a equipe possa executar as tarefas sem obstáculos e mantenha a comunicação ativa com o time. Faça reuniões de feedback para identificar os gargalos da rotina e corrigi-los de forma certeira. Esses processos serão atualizados ou alterados sempre que necessário. Conforme você vai conhecendo melhor as pessoas, remaneje as funções de acordo com as habilidades e desempenhos.

5) SEJA: Se você for exemplo daquilo que cobra para a equipe, certamente será mais que um líder, mas uma inspiração a todos. Quando a liderança é uma influência positiva para o time, fica muito mais fácil de engajar todos na execução.

Não é fácil nem rápido, mas é possível e necessário para a saúde do seu negócio. Comece já!

Priscila Marocco

Priscila Marocco - Visual merchandiser, vitrinista e estrategista de varejo. Graduanda em design de moda. Trabalha há 17 anos dentro de lojas físicas, todos os dias. Diretora criativa na 220v Visual Merchandising e Consultoria.

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